Navigeren door de complexiteit van personeelsbeheer in de gezondheidszorg

Context

Onze klant, de grootste organisatie voor geestelijke gezondheidszorg in Nederland, biedt geestelijke gezondheidszorg aan mensen van alle leeftijden en bedient ongeveer 15.000 cliënten. Ons partnership met GGZ Rivierduinen is in 2018 gestart. Sinds die tijd hebben we met hen samengewerkt om talrijke veranderingen op de arbeidsmarkt in de gezondheidszorg aan te pakken en een reeks uitdagingen op het gebied van recruitment en workforce management te overwinnen.

Uitdaging

De klant had problemen met het structureren van zijn wervingsproces, moest de wervingskosten beter beheersen en kreeg te maken met een toename van het aantal audits, waarbij gecontroleerd moest worden of de regels werden nageleefd. Deze uitdagingen hadden te maken met een beperkt aantal leveranciers, gedomineerd door één leverancier die moeite had om aan hun wervingsverzoeken te voldoen.

Ze vroegen onze begeleiding bij het efficiënt beheren van hun huidige tijdelijke en vaste personeelsbestand en het verbreden van hun leveranciersbestand om te kunnen voldoen aan hun huidige en toekomstige wervingsverzoeken. Het verminderde ook hun afhankelijkheid van externe bureaus, verkortte hun tijd om in te huren en behield de controle over de wervingskosten. En dat alles met volledige compliance.

Oplossing

Om de uitdagingen van de klant aan te gaan, introduceerden we onze Managed Service Provider (MSP)-oplossing. Ons team heeft een geïntegreerde aanpak voor klantpartnerships ontwikkeld, door een samenwerking aan te gaan met een interne projectleider uit de organisatie van de klant. Het proces omvatte een gefaseerde aanpak om groepen met een lage complexiteit aan te pakken tot en met groepen met een hoge complexiteit. Door drie fasen te implementeren, werd bij elke stap zorgvuldig aandacht besteed aan contractanalyse, compliance en het tot stand brengen van communicatie met bestaande bureaus. Vanwege de aard van gezondheidszorgbedrijven was het absoluut noodzakelijk dat we onze diensten naadloos integreerden met nauwgezette aandacht voor detail en effectieve communicatie om te voorkomen dat de diensten die het bedrijf levert, werden beïnvloed.

Vóór de integratie probeerden we het ecosysteem van onze klant te begrijpen en hoe ze werden beheerd, zodat we ons Vendor Management System (VMS) op de juiste manier konden afstemmen. De samenwerking werd geïnitieerd op basis van een analyse van afdelingsgegevens en nauwe coördinatie met het recruitmentteam om trends en tekorten te identificeren. Deze fase maakte een effectieve werkrelatie mogelijk die zich in de loop van de tijd ontwikkelde.

Op het moment dat onze systemen eenmaal geïntegreerd waren, waren efficiënt beheer en zichtbaarheid door aanwezigheid op locatie van cruciaal belang bij het opzetten van één enkel aanspreekpunt voor vragen en compliance-advies. Onze volgende prioriteit was het verlichten van fluctuerende tarieven door middel van onze onderhandelingsstrategieën die actief werken bij het optimaliseren van de kosten door een limiet te handhaven op hogere tariefeisen van leveranciers. Door deze onderhandelingen hebben we besparingen gerealiseerd van gemiddeld 8,2%, wat heeft bijgedragen aan de algehele kostenefficiëntie.

Het beheren van de diverse ploegendiensten van gezondheidswerkers, vooral als reactie op korte termijn vereisten, vormde een extra uitdaging. We hebben ons aan deze uitdaging aangepast door onze geautomatiseerde distributie- en ploegendienstplanningstool ‘FlexLinQ’ te implementeren. Door gebruik te maken van ‘FlexLinQ’ konden we ons bereik in de markt uitbreiden naar specifieke kandidaten die op korte termijn beschikbaar waren om functies te vervullen. Elke leverancier en kandidaat wordt vooraf gescreend en de tarieven worden onderhandeld en definitief gemaakt, voordat ze de ‘FlexLinQ’ talentpool kunnen betreden. Door deze aanpak werd de time-to-hire gehalveerd en het aantal stappen in het proces verminderd van 6 naar 3. Gezien de cruciale diensten die door de klant werden geleverd, bleef de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor het garanderen van competentie en kwaliteit binnen de functies bij de klant, terwijl wij het papierwerk en de kwalificaties afhandelden. Deze nadruk op veiligheid en kwaliteit blijft een integraal onderdeel van onze gezamenlijke aanpak met jaarlijkse audits.

Resultaat

De implementatie van onze MSP-oplossing overtrof de belangrijkste prestatie-indicatoren en leverde substantiële waarde op voor onze klant. Het percentage succesvol uitgevoerde verzoeken voldeed niet alleen aan de overeengekomen doelstellingen van de Service Level Agreement (SLA), maar overtrof deze ook consequent. Deze prestatie heeft aanzienlijk bijgedragen aan de algemene acceptatie van het MSP-programma en stelde recruitmentmanagers in staat zich te concentreren op hun kernverantwoordelijkheden.

Geconfronteerd met tekorten aan arbeidskrachten in specifieke markten, heeft ons team zich aangepast door innovatieve maatregelen te implementeren, zoals internationale inkoop en gerichte trainingsprogramma’s. Hierdoor hebben we 98% van de functies met succes vervuld, terwijl we 100% aan de voorschriften bleven voldoen, wat aantoont dat we in staat zijn om met zorg en effectiviteit aan de personeelsbehoeften te voldoen. Dit hoge uitvoeringspercentage is een bewijs van onze strategische aanpak in samenwerking met interne teams en nauwgezette data-analyse, waardoor een optimale afstemming op de eisen van de klant wordt gegarandeerd.

Onze onderhandelingsstrategieën speelden een cruciale rol bij het optimaliseren van de kosten en het behouden van controle over hogere eisen van bureaus. Gemiddeld hebben we een besparing van 8,2% gerealiseerd, wat aanzienlijk heeft bijgedragen aan de algehele kostenefficiëntie voor onze klant.

Klik hier voor meer informatie over de Flexhuis MSP-oplossing

Navigeren door de complexiteit van personeelsbeheer in de gezondheidszorg

Context

Uitdaging

Oplossing

Resultaat

Maatwerk in flexibele oplossingen

Let's talk